[Uppdaterad 9-5-2022]

Information om Norrlandsoperans behandling av personuppgifter


1. Inledning

För att kunna fullgöra våra åtaganden mot dig som kund, ge god service, erbjudanden och information om våra föreställningar och konserter, behöver vi spara och hantera vissa personuppgifter.

Norrlandsoperan behöver samla in vissa uppgifter som är direkt kopplade till köparen, kunden, tävlingsdeltagare, arbetssökande (s.k.” Personuppgifter”) för att kunna uppfylla våra åtagande, avtal, lagkrav eller annat berättigat intresse.

EU Förordningen GDPR (General Data Protection Regulation 2016/679) reglerar hur vi får behandla dina personuppgifter. Förordningen började gälla i hela EU från 25 maj 2018.

Som en följd infördes i Sverige en ny Dataskyddslag (Lag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning 2018:218) som ersätter PuL (Personuppgiftslagen).

2.  Offentlighetsprincipen

Genom att Norrlandsoperan är ägd av Umeå kommun och Region Västerbotten omfattas vi även av offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut allmänna handlingar.

Uppgifter som du lämnar till oss som ingår i en allmän handling, t ex e-post eller brev, kan därför komma att lämnas ut. En sekretessprövning göras innan utlämning i enlighet med 21 kapitel §7 Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) om det kan antas att uppgiften eller utlämnande kommer att behandlas i strid med dataskyddslagstiftningen.

3.   Vad är en personuppgift?

All information som kan kopplas till en enskild individ räknas som en personuppgift. Även så kallade indirekta uppgifter som t.ex. telefonnummer, mobilnummer e-postadress, användar-id även foton, filmer och inspelade samtal räknas som personuppgifter.

4.  Vad är en behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är varje åtgärd som utförs med personuppgifter, oavsett om det sker automatiskt eller inte. Du kan utgå ifrån att allt som görs med en personuppgift i en dator räknas som en behandling. Insamlingen är en behandling, registreringen är en behandling, utskrift är en behandling o.s.v.

Det är inte bara IT-system och databaser som räknas som behandlingar utan även i Officefiler såsom Word och Excel, samt pdf filer räknas som behandlingar.

5. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vid biljettköp

När du genomför köp genom någon av våra biljettkassor eller köper biljett via E-handelsplattformen, samtycker du till att vi samlar in följande Personuppgifter:

• Förnamn och efternamn
• Postadress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Personnummer (endast via e-handelsplattformen)

Om du är yngre än 16 år och skapar konto på vår E- handelsplattform, vill vi ha din vårdnadshavares samtycke till vår insamling av dina personuppgifter. Vi ber dig därför berätta för din vårdnadshavare (det kan till exempel vara din mamma eller pappa) att du skapar ett Användarkonto hos oss och vilken information du delar med oss genom detta Användarkonto. Om du går vidare med att registrera ett Användarkonto så förutsätter vi att din vårdnadshavare samtycker till vår behandling av dina personuppgifter.

Vid marknadsföring och kommunikation

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev eller anger dina kontaktuppgifter vid köp av biljetter ovan kommer din e-postadress och dina kontaktuppgifter samlas in och sparas.

Vid deltagande i tävlingar

När du deltar i någon av våra tävlingar behöver vi ditt namn, artistnamn när du anmäler dig. Vi kan också komma att livesända digitalt från tävlingen och ta fotografier på deltagare.

För vinnarna samlar vi därutöver in följande personeuppgifter:

• Personnummer
• Adress
• E-postadress (i syfte att kontakta dig vid frågor rörande utbetalningen

 

6. Syften och våra rättsliga grunder med personuppgiftsbehandlingen

 

Vid biljettköp

Vårt syfte med att behandla dina personuppgifter är i första hand att fullgöra våra avtal eller åtaganden gentemot dig, såsom exempelvis tillhandahålla dig biljetter och/eller andra värdehandlingar (t.ex.  presentkort) och per e-post skicka dig information och uppdateringar om det event du köpt biljett till. Har du ett användarkonto på internet är syftet även att tillhandahålla dig en välfungerande e-handelsplattform, där du kan köpa biljetter till olika evenemang och se din historik över tidigare köp.

Verifiera att du, när du köper biljetter genom biljettkassa eller E- handelsplattformen, agerar i egenskap av konsument och inte kommer sälja biljetter vidare i kommersiell näringsverksamhet.

Marknadsföring och kommunikation

Syftet med vår kommunikation med dig via nyhetsbrev, och utskick om kommande evenemang, föreställningar och produkter är att marknadsföra för Norrlandsoperans evenemang och relaterade produkter. Du har alltid möjlighet att välja bort sådan kommunikation genom att klicka på länk i mailutskick eller avregistrera prenumeration genom biljettkassan.

Skicka dig information om uppdateringar av våra villkor per e- post.

Vid deltagande i tävlingar

• Information vid anmälan till tävling
Norrlandsoperan samlar in ditt artistnamn och namn från dig i samband att du anmäler   dig till att delta i tävlingen. Vi kommer att använda dessa uppgifter under tävlingsdagen för att domare ska veta vilka som deltar och göra sin bedömning av de tävlande. Om du inte går vidare i tävlingen kommer dina personuppgifter att raderas från vår deltagarlista senast dagen efter att tävlingen är avgjord.

• Livesändning, inspelning och stillbilder under tävlingen
Norrlandsoperan kommer att livesända tävlingen detta för att visa på vår verksamhet och synliggöra ”Up North” arrangemanget. Det är ett publikt och sceniskt framträdande där allmänheten också kan ta del av tävlingen på plats men vi vill även möjliggöra för allmänheten att ta del av tävlingen och vår verksamhet även om de inte kan vara på plats. Detta gör vi utifrån ett berättigat intresse.

Inspelningen och stillbilder kommer att ligga på vår hemsida under en månad efter tävlingen.

• Information till vinnande tävlingsdeltagare
Om du går vidare i tävlingen och vill få utbetalning av prispengarna kommer Norrlandsoperan, utöver ditt artistnamn och namn vilket vi samlade in när du anmälde dig till att delta i vår tävling, även behöva samla in följande uppgifter:

• Personnummer
• Adress
• E-postadress (i syfte att kontakta dig vid frågor rörande utbetalningen)

Vi behöver dessa personuppgifter för att administrera och genomföra utbetalning av tävlingsvinsten/prispengar. Utbetalningsuppgifterna sparas i vårt ekonomisystem utifrån kraven i bokföringslagen (7 år plus innevarande år).

Vi publicerar namn och bild på vinnarna på vår hemsida, detta gör vi för att kreditera vinnarna med att de har vunnit i denna tävling samt att visa upp vår verksamhet utifrån ett berättigat intresse. Vi publicerar namn och bild under en (1) månad, därefter tar vi bort namn och bild från hemsidan.

Du kan invända mot att vi publicerar ditt namn och bild genom att kontakta oss och berätta varför du inte vill att vi ska publicera ditt namn. Vi kommer att göra en ny bedömning om vår berättigat intresse och hantera din begäran skyndsamt (se mer om detta under Dina rättigheter nedan) och upphöra med publiceringen under tiden som vi hanterar din begäran. Du kan läsa mer om dina rättigheter nedan.

 

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter, ta del av personuppgifterna samt begära att vi raderar dina personuppgifter. Vi kommer att hantera din begäran inom 1 månad, om särskilda skäl finns kan tidsfristen förlängas med 2 månader. Vi kommer meddela dig om en förlängning är aktuell.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi bar brustit i vår behandling av dina personuppgifter.

Mer detaljerad information och kontaktuppgifter hittar du på vår hemsida under www.norrlandsoperan/GDPR

Uppfylla lagkrav

De dokument som är föremål för arkivering enligt arkivlagen redovisas i vår dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen godkänns  av Norrlandsoperans styrelse. Kontakta vår dataskyddsansvarig för att ta del av detta. Dokument som ska bevaras överförs till Umeå kommuns stadsarkiv, därefter blir Umeå kommun personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifterna.

Om du har köpt biljetter eller vi har fakturerat dig för en tjänst eller deltagaravgift behöver vi spara uppgifter och faktureringsunderlag för att uppfylla bokföringslagen.

Du kan läsa mer om rättsliga grunder på IMY:s hemsida

 

7. Så länge lagrar vi dina personuppgifter

 

Vid biljettköp

Har ditt kundkonto varit inaktivt mer än 24 månader rensas dina uppgifter bort automatiskt.  Du har alltid rätt att avsluta ditt användarkonto till e-handelsplattformen. Vill du avsluta ditt användarkonto är du välkommen att ta kontakt med oss via våra kontaktuppgifter nedan.

Vid marknadsföring och kommunikation

Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev behåller vi din e-postadress tills du meddelar oss att du inte längre vill erhålla nyhetsbrevet.

Vid deltagande i tävlingar

Om du inte går vidare i tävlingen kommer dina personuppgifter att raderas från vår deltagarlista senast dagen efter att tävlingen är avgjord.

För vinnare sparas utbetalningsuppgifterna i vårt ekonomisystem i 7 år (plus innevarande år) utifrån kraven i bokföringslagen. Namn och bild på vinnarna publiceras på vår hemsida i en (1) månad efter tävlingen.

Uppfylla lagkrav

För bokföringslagen behöver vi spara faktureringsunderlag som kan innehålla personuppgifter under 7 år.

Allmänna handlingar som ska sparas för arkivändamål kommer att bevaras och överföras till Umeå kommunarkiv när handlingarna inte längre behövs i vår verksamhet. Om en handling inte ska sparas för arkivändamål så kommer vi att gallra (radera eller förstöra) handlingen när handlingen har uppfyllt de behoven vi har (exempelvis vissa lagkrav eller ett annat allmänt eller berättigat intresse) för att ha kvar handlingen (dvs. att den har uppnått sin gallringsfrist).

Vår dokumenthanteringsplan innehåller alla allmänna handlingar och vilka gallringsfrister som gäller alternativt om de har ett bevarande beslut (ska sparas för arkivändamål).

När vi har överfört handlingar till Umeå kommuns arkiv är det Umeå kommun som är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som förekommer i de allmänna handlingarna. Därför behöver du vända dig till Umeå kommun om du vill utöva dina rättigheter för allmänna handlingar som har överförts till dem.

8. Vilka vi delar dina personuppgifter med

 

Personuppgiftsbiträden

För att tillhandahålla dig E-handelsplattformen och biljettkassa använder vi oss av underleverantörer för exempelvis serverplats, mailhantering och digitalt biljettsystem (s.k. Personuppgiftsbiträden).  Våra servrar, samt våra Personuppgiftsbiträdes servrar, är oftast placerade inom EU.

I vissa fall har våra underleverantörer (eller deras respektive underleverantörer) verksamhet utanför EU/EES. Vi arbetar med olika metoder för att säkerställa adekvat säkerhet för dina personuppgifter och dina rättigheter, såsom exempelvis genom att tillämpa EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler för dataöverföring tillsammans med ytterligare skyddsåtgärder.

Om du vill veta vilka personuppgiftsbiträden vi har kan du få information om detta genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan, se också information om dina rättigheter nedan.

Andra personuppgiftsansvariga

Eftersom Norrlandsoperan lyder under arkivlagen som kommer vi att överföra vissa handlingar som innehåller personuppgifter till Umeå kommun. Efter överföringen blir de personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifterna för arkivändamål.

9. Dina rättigheter

Information om personuppgiftsbehandling

Om dina personuppgifter behandlas ska den personuppgiftsansvarige också lämna skriftlig information om:

• vilka kategorier av uppgifter om dig som behandlas
• varifrån uppgifterna är hämtade
• ändamålen med behandlingen
• till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut
• förekomsten av automatiserade beslutsfattande, inbegripen profilering
• om personuppgifterna överförs till tredje land (ett land utanför EU/EES-samarbetet)
• om möjligt den förutsedda perioden som personuppgifter kommer att lagras
• din rätt att lämna klagomål
• hur du tar tillbaka ditt samtycke, om du lämnat den
• kontaktuppgifter till den organisation som ansvarar för att behandla dina personuppgifter och deras dataskyddsombud eller kontaktperson.

Då Norrlandsoperan omfattas av offentlighetsprincipen kommer även ditt registerutdrag bli en allmän handling som kan komma att lämnas ut (efter sekretessprövning) vid en förfrågan om utlämning av allmän handling.

Du gör din begäran genom skriftlig ansökan till oss via den e-postadress som anges nedan. Vänligen märk din förfrågan med ”Personuppgifter”. Se information om tidsfrist för att hantera din begäran nedan under ”Tidsfrister som gäller när du utövar dina rättigheter”.

 

Rätten till tillgång till dina personuppgifter (Registerutdrag)

Utöver rätten till skriftlig information om vilka personuppgifter som behandlas om dig har du rätt att få kopior på de personuppgifter som behandlas om dig. Detta omfattar information i system och databaser. Du har inte rätt att få tillgång till information som berör andra personer som förekommer i samband med att vi behandlar dina personuppgifter, exempelvis namn på en medarbetare som har hanterat ditt ärende eller fråga.

Rätten att få en kopia innebär inte att du alltid har rätt att få ut själva handlingen där dina personuppgifter förekommer, utan det innebär att du får en sammanställning av de personuppgifter som förekommer hos oss eller i en handling så du kan kontrollera uppgifternas riktighet eller laglighet. Denna rätt är inte samma som rätten att ta del av allmänna handlingar hos oss.

Du har rätt att få veta följande:

• vilka personuppgifter och vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, exempelvis din e-postadress och vilken e-postadress vi har för dig.

• Vad personuppgifterna används till exempelvis vid biljettförsäljning för att kunna kontakta dig om föreställningen.

•Hur länge uppgifterna kommer att sparas. Vilka vi har delat personuppgifterna med exempelvis om vi delar din adress med vårt tryckeri så att de, på vårt uppdrag, kan skicka information till dig om våra föreställningar. Var vi har fått eller hämtat uppgifterna från exempelvis från dig eller ett offentligt register.

Du gör din begäran genom skriftlig ansökan till oss via den e- postadress som anges nedan. Vänligen märk din förfrågan med ”Personuppgifter”. Se information om tidsfrist för att hantera din begäran nedan under ”Tidsfrister som gäller när du utövar dina rättigheter”.

Rättelse

Vi kommer på eget initiativ, och efter uppmärksammande av dig, korrigera Personuppgifter som är inkorrekta.

Radering

Du har rätt att begära att vi raderar (den s.k. ’Rätten att bli bortglömd’) dina personuppgifter från våra system och hos personuppgiftsbiträden (våra samarbetsparter eller parter som hjälper oss att uppfylla vårt avtal eller åtagande med dig) om vi inte har någon rättslig grund att fortsätta behandla dina personuppgifter.

Du har rätt att få dina uppgifter raderade om något av följande gäller:

• Vår behandling grundar sig på samtycke och du återkallar det.
• Uppgifterna inte längre behövs för det ändamål som de har samlats in eller behandlas för.
• Behandlingen avser direktmarknadsföring och du avsäger dig direktmarknadsföring.
• Behandlingen sker utifrån intresseavvägning och de berättigade skälen inte väger tyngre än ditt intresse.
•Radering krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Dock gäller vissa undantag för detta (Artikel 17 (3)) vilket innebär att uppgifter inte kan raderas omedelbart då uppgifterna behövs för att uppfylla en rättlig förpliktelse som Norrlandsoperan har eller för arkivändamål.

Rättsliga förpliktelser kan vara t.ex. bokförings- och redovisningslagen, konsumenträttsliglagstiftning, skattelagstiftning mm. De flesta uppgifter vi behöver behandla om dig handlar om de produkter och tjänster som har fakturerats dig eller för att uppfylla ett avtal eller åtagande med dig.

Vissa dokument kan vara av allmänt intresse för arkivändamål, eftersom Norrlandsoperan ägs av offentlig verksamhet (Umeå kommun och Region Västerbotten) som ska bevaras. Detta kan vara t.ex planer och beskrivningar av vår verksamhet. De dokument som bevaras förs över till Umeå kommuns stadsarkiv för arkivering. När dokumenten är överförda blir Umeå kommun personuppgiftsansvariga. De dokument som ska sparas eller bevaras finns beskrivna i vår dokumenthanteringsplan, vilket fastställs av Norrlandsoperans styrelse.

Invändning och begränsning

Du har i vissa fall rätt att invända mot vår behandling eller begära att vi begränsar behandling av dina personuppgifter, detta gäller där vi behandlar personuppgifter utifrån ett berättigat intresse/intresseavvägning eller samtycke.

När vi får din begäran kommer vi att göra en ny bedömning av vår intresseavvägning och återkoppla till dig om utfallet. Det kan innebära att vi antingen:

• tillmötesgår din begäran
• delvis tillmötesgår din begäran
• bedömer att vår intresseavvägning fortfarande väger tyngre och därför inte kan tillmötesgå din begäran.

Du gör din begäran eller invändning genom skriftlig ansökan till oss via den e-postadress som anges nedan. Vänligen märk din förfrågan med ”Personuppgifter”. Se information om tidsfrist för att hantera din begäran nedan under ”Tidsfrister som gäller när du utövar dina rättigheter”.

Dataportabilitet

För vissa personuppgifter har du rätt att få ut och få de överförda till en annan personuppgiftsansvarig, sk rätt till dataportabilitet (GDPR artikel 20).

De personuppgifter som du kan få ut eller överförda är de som du har själv lämnat till oss eller som har skapats utifrån ditt nyttjande av våra produkter eller tjänster. På Norrlandsoperan så rör detta normalt sig om:

• Namn
• Faktureringsadress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Biljettköp

För att skicka in en begäran om Dataportabilitet kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Du gör din begäran genom skriftlig ansökan till oss via den e-postadress som anges nedan. Vänligen märk din förfrågan med ”Personuppgifter”. Se information om tidsfrist för att hantera din begäran nedan under ”Tidsfrister som gäller när du utövar dina rättigheter”.

Tidsfrister som gäller när du utövar dina rättigheter

För alla rättigheter som är beskrivna ovan gäller samma tisdfrist, vilket innebär att vi ska hantera din begäran så snabbt som möjligt men senast inom en månad efter att din begäran kom in. Månaden startar den dagen vi har tagit emot din begäran och löper ut samma datum månaden därpå.

Tidsfristen får vid behov förlängas med två månader och i så fall kommer vi att informera dig om detta inom den första månaden. Orsak till förlängning kan vara att en begäran är komplicerad att uppfylla eller att det har kommit in många begäran samtidigt.

Återkalla samtycke

Om du har lämnat ditt samtycke för behandling av personuppgifter har du alltid rätt att återkalla (dra tillbaka) ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan, vår behandling kommer då att upphöra så fort vi har haft möjlighet att hantera din begäran, vilket sker så skyndsamt som möjligt.

Din återkallelse påverkar inte den behandling som redan skett med stöd av ditt samtycke. Exempelvis om ditt samtycke avser en bild i ett upptryckt program så betyder det att vi inte kommer att trycka nya exempel på programmet där din bild förekommer, men alla gamla program som redan är tryckta med din bild kommer att fortsätta att finnas i vårt sortiment och är även relevanta att spara för arkivändamål.

Klagomål

Om du anser att vi har brustit i vår behandling av dina personuppgifter eller om du har frågor om denna personuppgiftspolicy är du välkommen att vända dig till vår ansvariga kontaktperson via kontaktuppgifterna nedan. Vänligen märk brevet ”Personuppgifter”.

Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att lämna klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling. Du kan kontakta dem via e-postadressen imy@imy.se

Mer information om gällande dataskyddslagstiftning och vägledning finns på deras hemsida www.imy.se

Du kan också läsa mer om dina rättigheter på IMY:s hemsida.

 

10. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig 

Norrlandsoperan AB
Org.nr: 556529-6190
Box 360
901 08 Umeå
Tel: 090 – 15 43 00
E-post: info@norrlandsoperan.se

 

Kontaktuppgifter till Dataskyddsombud för de kommunala bolagen:

daniel.glaad@insatt.com

 

 

Dela: